[轉貼][分享] Excel使用經驗談(上)

1. 何謂Excel：
1) Excel：是一套功能豐富的試算表應用格式, 能對資料進行管理、格式化、製成圖表和分析。
2) Excel的功能, 乃在供使用者一個擁有試算表(Spreadsheet)、圖表(Chart)、資料庫(Database)等三種功能之作業環境。「祕訣精靈」供使用者更有效地完成作業的方式, 「文字精靈」則以格和欄的編排方式來整排重要的資料, 而「交叉分析資料表精靈」則協助使用者建立複雜的摘要報告。
2. 進入Excel的方法：
1) 按快捷列的X鈕。
2) 按快捷列的“新增Office文件 ”>在「一般」頁標箋選空白活頁簿>按確定鈕。
3) 開始>程式集>Microsoft Excel，進入後畫面似一張活頁簿。
操作Excel的基本觀念
1) 「先選範圍, 再做動作」：“選取”就是按著滑鼠左鍵不放拖曳，選取的第一格呈白色，其他選取地方為灰色。
2) 認識「格位址」「游標」和「填滿控點」
(1) 格位址：Excel的欄用A、B、C、D…編號，列用1、2、3、4…表示，欄列相交即可構成A2、C5、D9…等位址所在，所以每一個儲存格都有格位址，會顯示在資料狀態列的名稱方塊中。
(2) 游標：在Excel一般游標呈V，移到選取區域的邊線上時改呈箭號，游標放在儲存格右下方的黑方塊（填滿控點上）時，則變成＋。
(3) 填滿控點：在儲存格右下方的黑方塊稱填滿控點，它不僅有填滿的作用，還有類推複製公式的功能，非常地好用。
3) 善用「資料編輯列」來查看「格位址」和公式。
4) 和WORD相異點為：
(1) “復原”和“取消復原”的次數沒有Word多，在Excel 7.0版時，甚至只可復原一次。
「自動加總」的方式
1) 將要加總之數字反白，同時多留一儲存格以顯示加總結果，按工具列「自動加總鈕」即可；但此法僅適用加法。
2) 用貼上函數：按「鈕」>SUM>確定>在Number1方框，輸入/或拖曳出格位址(例－G5：G9)>按「確定鈕」。

3) 自行輸入公式，在資料編輯列按一下，須以“=”開頭。

(2) Excel原則上沒有設定「自動存檔」的功能。
搬移與複製
1) 按鈕和功能表列的搬移與複製，同Word的操作方法。
2) 利用拖曳的動作做「搬移」；做「複製」時須加按Ctrl鍵：
(1) 框定欲複製的資料>十字指標移到反白區邊界，變成箭頭指標>拖曳到目的位址即成搬移。
(2) 做複製時+Ctrl鍵(指標多了一個+)；同時須先放滑鼠，再放開Ctrl鍵，方可順利完成複製。
(3) 當儲存格做複製時，會被虛線框住，按鍵盤左上角的ESC鍵即可取消虛線框。
3) 填滿，或稱“接續複製”，滑鼠移到填滿控點上呈＋時拖曳，向上、向下、向左、向右拖曳，皆可做填滿的動作。
位址
根據格位址被複製到其他的儲存格時，其內含公式是否會跟著改變，分為三種位址，按F4鍵可以在絕對/相對/混合位址間切換。
1) 相對位址(Relative)：當被複製到其他儲存格時，其格位址會跟著改變，例－H5格含公式B5：G5，向下填滿複製，則H6格公式成B6：G6，向右複製則I5格內公式成C5：H5。
2) 絕對位址(Absolute)：當被複製到其他儲存格時，其格位址並不會改變，例－$H$10格，複製到任何儲存格，仍是$H$10，當計算百分比時，分母即需做成絕對位址)。
3) 混合位址(Mixed)：部份絕對，部份相對位址，例－H$10、$H10。
資料編輯列
1) 欲快速到某儲存格：在「名稱方塊」按一下，呈I符號>直接鍵入該格(例：U5)>enter ，即可到達U5位址。
2) 顯示儲存格公式：在有公式的儲存格快按二下，即會顯示公式，且用方框框住範圍，調整方框範圍，即可修改公式。
3) 在內容方塊按一下，在左邊會顯示𨨏、詉與=鈕，分別代表取消、輸入(以確認公式輸入完畢，工作儲存格仍在該格)，與編輯公式；模態指示會顯示「輸入」或「就緒」訊息
狀態列
在狀態列有「自動計算功能」，可看到反白區塊的計算結果>按右鍵，可以點選改變計算項目(如：平均值、最大值、最小值…等等)。

口語式公式輸入
1) 直接輸入口語，如：公式須用到欄名稱的銷售額-cost，則公式輸入”=銷售額-cost”按enter鍵，即可運算出來。
2) 倘將cost欄名稱改成”成本”，公式亦相對應更正。
設定Excel的工作環境
1) 檢視>鉤選「資料編輯列」和「狀態列」。
2) 檢視>工具列>鉤選「一般」和「格式」(檢視>工具列>自訂>按一下「選項」頁標箋>鉤選「工具列顯示工具列提示」>關閉)。
3) 工具>選項>「一般」頁標籤>點選「提示輸入摘要資訊」。
4) 工具>選項>「編輯」頁標籤>將enter鍵後，移動選定範圍方向做：(下/右/上/左)的調整。

存檔
1) 檔案>另存新檔>儲存位置：選「3.5磁片(A：)」，檔案名稱」輸入SALE>儲存(標題列由BOOK1變成SALE)。

2) 倘是新建立的檔案，則會有對話方塊，鍵入「標題：EXCEL試算表/圖表/資料庫範例」，「主旨：統計表/薪資表/彙算/損益表」，「作者：XXX」>確定。(確定後發現資料輸入錯誤或不完整，可用「檔案>摘要資訊」進入修改) 。

3) 有任何更改，結束前，記得按儲存檔案鈕。
自訂清單
1) 工作表中已清單資料：工具>選項>「自訂清單」標箋>在「匯入清單來源」方塊中按一下>將A5：A9反白>按「匯入鈕」。
2) 預先製妥清單：工具>選項>「自訂清單」標箋>在清單項目逐一輸入資料，每一項目就按enter(或中間以半形逗號,區隔)>按新增鈕，所輸入的清單即會顯示在自訂清單中>按確定鈕。
3) 自訂清單非常適用於經常需要用的群組，例：公司產品別、部門人員、班級學生…等，建立妥後，只要輸入清單第一個項目>游標移到填滿控點上拖曳，即可依序將其他項目完成。
4) 刪除清單：工具>選項>「自訂清單」標箋>選妥要刪除的項目>按刪除鈕>出現對話方塊「清單將永遠刪除」，按確定鈕>按確定鈕。

建立“試算表”覆習
綜合本章重點，請依序建立試算表，一至六月數字請自行輸入，但總計欄請依下列步驟完成，相信沒三兩下即可完成此試算表，試著更改一至六月中任一數字，你將發現總計、月總計、百分比間都會連帶變動。
1) Sheet1快按二下，改為 “統計表” 頁標籤。
2) A1格輸入「某某資訊服務中心」，A2格輸入「民國八十八年上半年統計表」。
3) A4格輸入「項目」，B4格輸入「一月」>用填滿控點拖曳至G4格，做月份。
4) 「月總計」B10輸入=SUM (B5:B9)，填滿控點拖曳至H10。
5) 「總計」H5格輸入=SUM(B5:G9)，游標移到填滿控點快按二下。
6) A13格輸入「上半年各項產品銷售佔有率：」
7) 自訂清單：
工具>選項>「自訂清單」標箋>在「匯入清單來源」方塊中按一下>將A5：A9反白>按「匯入鈕」。
Cool

B15格輸入「電腦」，用填滿控點拖曳至B19。
9) C15格輸入=H5/H10，按F4鍵，換成=H5/$H$10游標移到填滿控點上快按二下。

搬移/複製工作表
1) 指標移到欲複製之工作表頁標箋上(例：統計表)>按著滑鼠左鍵+CTRL鍵，向右平行拖曳，(箭頭游標上有/表示搬移工作表，當按著Ctrl鍵時/內會加一+號，則表示複製工作表)，即會複製成—統計表(2)。
2) 指標移到欲複製之工作表頁標箋上>按右鍵>移動或複製(M)...>選定工作表之前，鉤選“建立副本”(不鉤選則是做工作表的移動)>按確定鈕，即完成複製工作表。
3) 跨檔案複製工作表：
(1) 開啟兩個Excel檔案>功能表列「視窗」>重排視窗>垂直並排>按確定鈕。
(2) 指標移到欲複製之工作表頁標箋上>按著滑鼠左鍵+CTRL鍵，平行拖曳跨越至那一檔案>先放開滑鼠左鍵，再放開Ctrl鍵，即可跨檔案複製工作表。不按Ctrl鍵是做跨檔案移動工作表。
(3) 指標移到欲複製之工作表頁標箋上>按右鍵>移動或複製(M)...>選妥活頁簿，選定工作表之前，鉤選“建立副本”(不鉤選則是做工作表的移動)>按確定鈕，即完成複製工作表。
(4) 已開啟多份活頁簿，按Ctrl +F6(或Shift+Ctrl+F6)可快速在各活頁簿間切換。

工作群組(複寫紙作用)
1) 所進行之任何動作(如：改字體/字型大小/清除/輸入資料於選定範圍)，會同時作用於所設定的工作表群組。
2) 先選定一工作表(例：統計表)>按著Shift鍵，點選要一起作用的工作表(例：統計表(3))。標題列會顯示[工作群組]，同屬工作表群組之頁標箋，會以白底虛底線顯示。

3) 取消工作群組：按著Ctrl鍵，點選欲取消的工作表(例：統計表(2)和(3))，即可取消工作群組，當只剩一個工作表時，標題列上的[工作群組]亦會消失不見，表示已沒有複寫紙襯在底下作用了。
註解
1) 選定該儲存格>插入>註解>鍵入文字>在註解方框外按一下即完成，該儲存格右上角會有一紅點出現。
2) 滑鼠移到有紅點的儲存格，即可看到註解內容。
3) 編輯註解：滑鼠移到有紅點的儲存格>按右鍵>編輯註解，即可修改註解的內容。
4) 取消註解：滑鼠移到有紅點的儲存格>按右鍵>刪除註解，右上角的紅點即會消失不見，當滑鼠移動該處時，亦不會有註解內容。
5) 列印註解：功能表「檔案」>版面設定>點選「工作表」頁標箋>點選註解的6，選“顯示在工作表的底端”或“和工作表的顯示狀態相同”>按確定鈕。

日期格式
1) 在Excel是以「月-日-年」的方式輸入日期格式，區間用-或/分隔；儘量避免用.分隔，因會和數字的小數點混淆。
2) E代表會顯示中華民國年度。M以數字來顯示月份。D以數字來顯示日期。“文字”雙引號內部的文字會被顯示。故希望以85/05/08顯示時，須「格式>儲存格>數字頁標箋下>自訂E/MM/DD」。

3) 在輸入公式時，將日期以雙引號括住(將其視為文字)，則可轉換成相對的數值(例：=“5/12/94”-“3/5/94”的結果是68)。
4) 按「Ctrl+；鍵」會自動顯示當天日期。
5) 按「Ctrl+Shift+；鍵」會自動顯示當天時間。
自訂類別
1) 其作用是讓我們輸入資料時，只要輸入1234567890的阿拉伯數字，以達快速正確的目的，作法－將該儲存格選取>格式>儲存格>數字頁標箋>類別選“特殊”，Excel自動會將其加括號、橫線，甚至轉成國字。
2) 劃撥：最後一碼前加-是檢查號碼。
3) 電話號碼：一般電話號碼(7位數)－倘有區域碼會自動將其用()表示，之後在前三碼後加-；一般電話號碼(8位數)－倘有區域碼會自動將其用()表示，之後每四碼後加-。
4) 行動電話、呼叫器號碼：會自動每3位間加-；或前四碼後加-，之後每3碼加-。
5) 國字：阿拉伯數字，自動變成國字書寫方式，有二種表示方式：
(1) 一萬二仟三佰四十五(此方法較少被選用)。
(2) 壹萬貳仟參佰肆拾伍(此方法在會計用途上常採用，前一儲存格輸入“新台幣”，後一儲存格輸入“元整，不就是單據中總計欄嘛)。