[轉貼][分享] Excel使用經驗談(下)

Excel的格式工具列
1) 由左而右依序為「字型鈕、字型大小、粗體、斜體、底線、靠左對齊、置中、靠右對齊」這些鈕在Word時業已說明，在此不再贅述；接下來的按鈕則是Excel特有，茲有說明如后：

2) 置中鈕：是將字放在該儲存格的中央，倘該格的字過長，且前後格另有輸入其他字時，則此格前後超出儲存格的字將會被壓住，而看不見。
3) 跨欄置中：此鈕在Excel中甚為好用，它的作用是跨過欄位擺在數欄位的中央，常用於標題或標頭上，在Excel2000跨過的欄位成一大儲存格，例：反白F3和G3>按，該格成F3大的儲存格，而沒有G3格了。
4) 貨幣樣式：會自動儲存格的左方加上$的符號，同時填上角分，例：儲存格輸入6>按，則成$ 6.00。
5) 百分比樣式：自動變成百分比，例：輸入0.15>按成15%。
6) 千位樣式：會自動為數字每3位加上逗號, 例：輸入5678>按成5,678。
7) 增加小數位數：每按一下就增加一小數位數，例：5)是15%>按成15.0%
Cool

減少小數位數：每按一下就減少一小數位數，例：4)是$ 6.00>按成$ 6.0>再按一下就成$ 6。
9) 接著依序為「減少縮排、增加縮排、框線、填滿色彩、字型色彩」，其用途亦和Word相同，請參考Word的說明。
對齊
1) 在格式>儲存格的「對齊」標箋下，有水平、垂直、方向三個選項：
(1) 水平：內有一般－預設值、左(縮排)－搭配縮、置中對齊－同、靠右－同、填滿－將儲存格填滿所輸入的文字、水平對齊、跨欄置中－同。
(2) 垂直：一般作對齊時多針對水平而言，故水平的對齊有較快速的按鈕選用，當你將儲存格拉得很高時，垂直的對齊則只有在此處做設定了，內有靠上、置中對齊、靠下、跨欄置中。
(3) 方向：可作中文直書樣式，當調整度數時或拖曳“文字－”時，可調整旋轉的各種角度，做成斜角文字。
2) 有「自動換列、縮小字型以適合欄寬、合併儲存格」三個鉤選項目：
(1) 鉤選「自動換列」方框：當文字長度大於儲存格時，會自動換列，仍在同一儲存格上；用Alt+Enter鍵可做強迫換列。
(2) 鉤選「縮小字型以適合欄寬」方框，當拖曳欄寬線時，儲存格的字會自動調整大小，以配合欄寬。
(3) 鉤選「合併儲存格」方框：例－B2：B9反白＞格式>儲存格>在「對齊」頁標箋上鉤選「合併儲存格」方框>則成一大B2儲存格。

清除
1) 功能表列「編輯>清除>」
(1) 全部：會將格式和文字一起清除，恢復成原來的白色框。
(2) 格式：文字仍存在，只將格式(包括字型大小、粗體、網底、框線…)清除。
(3) 內容：格式保留，只將文字清除掉，倘你所做的格式全部在文字上(如：字型大小、粗體)，則看起來似全部清除。
(4) 註解：將註解清除，儲存格商上方的紅三角型也會不見。
2) 欲清除「格式自動設定」的方法：
(1) 選取整個表格>編輯>清除>格式
(2) >格式>自動套用格式…>格式表最後項目是「無」。

儲存格格式
1) 格式>儲存格>內有「數字、對齊、字型、外框、圖樣、保護」六個頁標箋，前二項「數字、對齊」業已於前面詳述，餘說明如下：
2) 字型：此對話方塊和Word的字型對話方塊相似，值得一提的是
(1) 上標－是做冪方用、下標－做幾進位用；
(2) 底線選單中有雙線－儲存格的字都會有雙線，例：$85,769或$ 85,769，會計雙線－只有阿拉伯數字下才有雙線，$下面沒有雙線，例：$85,769或$ 85,769。
(3) 倘鉤選「一般文字」則呈沒有格式化文字，所以避免鉤選。
3) 外框：做外框線，可選擇粗/細/實線/虛線，每一個按鈕，按凹陷有作用，再按一下凸起則沒作用，左框線，右框線，上框線，下框線，由右上向左下，由左上向右下。

4) 圖樣：做網底背景顏色用，同格式工具列的鈕。
5) 保護：內有「鎖定、隱藏」二選項
(1) 鎖定：內設值設定鉤選。搭配「工具>保護>保護工作表>輸入密碼」，以後他人在此工作表上若沒有密碼，則只能看不可做更改。
(2) 隱藏：將有公式的儲存格反白>格式>儲存格>保護頁標箋，鉤選「隱藏」，以後即使移到有公式的儲存格，亦只可看到計算出來的結果，同時資料編輯列中也無法看見公式
覆習美化表格
1. 繼續以第一章的“統計表”為例：選儲存格E5格，改成-53>插入>註解>鍵入“銷貨退回” >在「註解方框」外按一下即完成。
2. 複製工作表：滑鼠移到“統計表”頁標箋>按Ctrl鍵，向右平行拖曳，放開即會複製加一 “統計表(2)”。重複以上動作再製 “統計表(3)”。
3. 工作表群組：選“統計表”頁標箋>按著Shift鍵，然後點選“統計表(3)”。標題區會顯示[工作群組]，同屬工作表群組之頁標箋，會以白底虛底線顯示。
1) 將A1：H1反白>按「跨欄置中鈕」。
2) 將A2：H2反白>按「跨欄置中鈕」。
3) 將A4：H4反白>按「置中鈕」。
4) 選A1格>拉下「字型大小方塊」，選28。
5) 選A2格>拉下「字型大小方塊」，選18。
6) 將B5：H9反白>格式>儲存格>「數字」標箋下，點選「數值」，小數位數調為0 ，點選 “加上千分號”方框>確定。
7) 將B10：H10反白>格式>儲存格>「數字」標箋下，點選「貨幣」，小數位數調為>確定。
Cool

續將B10：H10做合計等號標記>格式>儲存格>「字型」標箋>按「底線」下拉方塊，選「會計用雙線」($不會有雙線)>確定。
9) 將A4：A10反白，按著Ctrl鍵，續將B15：B19同時區間反白>格式>儲存格>「對齊」標箋>按「水平」下拉方塊選「分散對齊」。
10) 將C15：C19反白>按「百分比樣式鈕」>按「增加小位數鈕」。
11) 在A3格輸入自己的電話號碼，格式>儲存格>「數字」標箋下>特殊>一般電話號碼>確定。
12) 在H3格輸入 “單位：仟元”。
13) 在A11格按「Ctrl+；鍵」會自動顯示當天日期，格式>儲存格>「數字」標箋下>自訂>類型方框按一下，輸入E/MM/DD>確定。
14) 在H11格按「Ctrl+Shift+；鍵」會自動顯示當天時間。
4. 取消工作群組：按著Ctrl鍵，敲選 “統計表(2)和(3)”，即可取消工作群組。只要以 “統計表” 工作表做下面動作：
1) 將A4：H4反白>拉下「填滿色彩鈕」選黑色，拉下「字形色彩鈕」選白色>按置中鈕>在反白以外任何地方按一下即完成。
2) 將A4：H10反白>格式>儲存格>「外框」標箋下做選擇。
3) 將A5：A9反白>拉下工具列「填滿色彩鈕」選黃色。
4) 將A10：H10+Ctrl+A4：H9反白>拉下「填滿色彩鈕」選藍色。
5. 改選 “統計表(2)”>A4：H10反白(選定範圍)>格式>自動格式設定>由格式列示方塊敲選，可預覽表格格式>試選「3D Effects 1」>按「選項>>」>取消欄寬/列高，即清除核對方塊之詉符號，使其空白>確定。(可將不要採用之數值、字型、對齊方式、框線、圖樣、欄寬/列高不點選之)。

製做圖表原則
1. 製做圖表需掌握的原則：
1) 圖形種類必須適當
2) 圖形內容必須合理
3) 表達訊息必須清楚。
2. 當進入圖表精靈步驟4之1，每點選其一圖形，右下角方框即會說明該圖形的表達作用。
3. 按，可預覽你所點選的圖形，完成後的大略樣式。

圖表精靈
將欲製成圖表的區域反白>按圖表精靈鈕：
1) 步驟4之1：選用圖表類型。
(1) 在「標準類型」標箋有直條圖、區域圖、圓柱型、金字塔圖、股票圖、泡泡圖…等圖型；
(2) 在「自訂類型」標箋有材質橫條圖、彩色堆疊圖、藍色圓形圖、漂浮橫條圖、圓椎圖...等圖型。

2) 步驟4之2：圖表資料來源。
(1) 在「資料範圍」標箋－設定數列資料之採用方向(可橫列或直欄方向)。
(2) 在「數列」標箋－可新增/移除數列。設定X軸標記之所在位置。
3) 步驟4之3：圖表標題。
(1) 在「標題」標箋可設定圖表標題、X軸與Y軸標題；
(2) 「圖例」標箋可設定是否附加圖例與設定圖例所在位置；
(3) 「資料標箋」標箋可顯示值或顯示標箋；
(4) 「資料表」標箋可設定是否附加資料表。

4) 步驟4之4：圖表位置。
(1) 選擇圖表是原工作表的物件；
(2) 或此圖表是做在新的工作表，即圖表建立成一張獨立工作表(例：Chart 1，其本身即為圖表視窗編輯狀態，可以直接進行各物件之編輯工作，但無法移動圖表或改變圖表大小)。
圖表物件
1) 在圖表內敲一下，圖表被實心小方塊圍住，即成為目前物件，可進行移動、清除、放大、縮小…等動作。
2) 移動圖表所在位置：將滑鼠十字指標移到圖表內時，十字指標變成箭頭指標，拖曳時會產生一個如同圖表大小之線框，即可移動至任何位置。
3) 指標移到圖表框四個角落之實心小方塊，指標會變成傾斜45度之雙箭頭，拖曳該實心小方塊，可以以改變相鄰之寬與高。
4) 清除：於圖表入，按右鈕>會產生快顯功能表，敲「清除」。
5) 圖表已建妥，須更改工作表內容，可按F11以快速重建統計圖表。

練習建立圖表
將A4：G9反白>插入>圖表>
1) 進入圖表精靈步驟4之1，按下一步鈕
2) 步驟4之2，按下一步鈕
3) 步驟4之3，輸入 “圖表標題：聯合資訊服務中心，類別X軸：月份，數值Y軸：單位：仟元” ，
4) 步驟4之4，按 “完成鈕”。

練習建立獨立圓形圖表
1) 圓形圖非常適合表達所佔比例的比重，但只可做一列資料數列，所以本題只選取“項目”和“總計”資料數列－在 “統計表” 頁，將A5：A9+Ctrl鍵+H5：H9同時區間反白。
2) 按圖表精靈鈕>於步驟4之1，選“立體圓形”，按下一步鈕>步驟4之2，按下一步鈕。
3) 步驟4之3：
(1) 在「標題」頁標箋的圖表標題輸入：聯合資訊服務中心。
(2) 在「圖例」頁標箋，取消顯示圖例。
(3) 在「資料標箋」頁標箋，點選「顯示標箋及百分比」。
4) 步驟4之4：改圈選「新的工作表」，右邊方框更名為“圓形圖表”>按“完成鈕”>出現“圓形圖表”的工作表。

圖表中加上圖片說明
1) 按一般工具列的「繪圖鈕」，下方會出現繪圖工具列>快取圖案>圖片說明，選擇所要型式>在圖內拉出一長型方塊>鍵入 “六月已達業績目標” >在方框斜紋上，按右鍵(倘在方框內按右鍵，則只會出現「字型」標箋)>快取圖案格式>
(1) 「色彩和線條」標箋須對「填滿色彩，線條色彩/虛線」按拉下方塊做選擇；
(2) 「字型」標箋：改字型大小為16/選色彩，點選“自動調整大小”；
(3) 「屬性」標箋可點選“大小隨圖表變更”；
(4) 「對齊」標箋下，點選「大小自動設定」方塊。
2) 於框外按一下完成。

圖片圖表
1) 圖片圖表僅能在平面圖中做，所選用的圖片，非限於Excel圖片，其他用掃瞄器或數位像機製成的圖片也都可以用。
2) 將 “統計表(2)” 頁標箋改為 “圖片圖表”。
3) 先製成一般圖表，將A4：D6反白>插入>圖表>
(1) 步驟4之1，選“平面直條圖”，按下一步>
(2) 步驟4之2，按下一步>
(3) 步驟4之3「標題」標箋輸入"聯合資訊服務中心"；「圖例」標箋，取消"顯示圖例"方框，按下一步>
(4) 步驟4之4，按完成，拖曳小方塊使圖形呈寬短樣子。
4) 選取圖表中的一整個數列>插入>圖片>從檔案>在Clipart資料夾中有許多圖片，或選取已備妥的圖片>按插入鈕，即成選取圖案的數列。
5) 在數列上按右鍵>資料數列格式>按“資料標籤“頁標箋>鉤選「顯示數值」，如此圖上就會有數值的標示。

資料地圖圖表
1) 欲製圖的資料反白>插入>物件>Microsoft Map>滑鼠呈十字，拖曳出一個範圍來繪製地圖。
2) 加上地理標箋：在地圖上快按二下，進入編輯狀態>工具>標箋>在地圖圖層的下拉方塊，選世界地圖>確定>滑鼠移至地圖中陸地即會顯示國名，按一下左鍵，地圖上就會顯示地理標箋。
3) 在Excel7.0可做出台灣各縣的地圖圖表，到Excel97時，則需用Mainland China & Taiwan Region, 方可以放大方式做出台灣地圖圖表；至Excel2000則只有世界地圖、歐洲、北美、加拿大…等地圖，似乎此項功能老外比較喜歡用吧！

圖表編輯
1) 在圖表內敲一下，圖表被八個黑點圍住，即可進行圖表內各物件之編輯工作。目前物件之名稱或代號，會顯示於住址方塊，如：圖表/圖例/繪圖區；或看被八個實心小方塊所圍繞的，即為目前物件。
2) 不再編輯圖表內各物件時，於物件外敲一下，會回到圖表編輯狀態。當不再編輯圖表時，於工作表外任一儲存格，按一下，即恢復到一般狀態。
3) 附加陰影標題框：敲一下圖表標題(例：聯合資訊服務中心)，使其成為目前物件>按右鈕，會顯示快速功能表>敲圖表標題格式…>選定圖樣標籤的「自動設定」與「陰影」>確定。

編輯圖表
以 “統計表” 頁繼續美化圖表：
1) 在圖表內快按一下，進入編輯狀態；
2) 選定X軸標題“月份”>按右鍵，出現快顯功能表>選 “刪除”；
3) 標題文字二行：點選標題>再按一下，進入標題編輯狀態>按ENTER鍵>第二行鍵入 “88年度產品銷售分析圖”>第一行反白，按右鍵>圖表標題格式>第二行反白，按右鍵>圖表標題格式>字型大小14>標題按一下，被八個黑點圍住>，按右鍵>圖表標題格式>「圖樣」標箋鉤選“陰影/背景色彩>標題框外按一下即完成。
4) X軸：選取X軸，按右鍵>座標軸格式>「字型」頁標箋，大小設10。
5) Y軸：選取Y軸，按右鍵>座標軸格式>「刻度」頁標箋，鉤選自動設定；「字型」頁標箋，大小設10。
6) Y軸標題：選取“單位:仟元”>按右鍵>座標軸標題格式>「對齊」，選直式文字。

組合圖
以 “統計表” 繼續做“組合圖”
1) 新增月總計資料數列：將A10：G10反白>滑鼠指標移到選定範圍之邊界>十字指標會變成箭頭加十>拖放到圖表內任何位置，放開即可。
2) 月總計改成折線圖：選定月總計數列>按右鍵>圖表類型>選折線圖>按右鍵>資料數列格式>「圖樣」標箋，調整粗細/顏色。
3) 附加資料標記：選定月總計數列>按右鍵>資料數列格式>「資料標箋」標箋，點選顯示值。
4) 調整資料標記字型/數值表示方式：選定資料標記>按右鍵>資料標箋格式>「字型」標箋，改變字型10>「數字」標箋，數值加上千分號>確定。
5) 調整資料標記的位置：選定該數值>在方框線上移動。

趨勢線
以 “統計表”頁的“組合圖”，再加上趨勢線：
1) 做趨勢線：選定總計折線數列>按右鍵>加上趨勢線>「類型」標箋設成線性；「選項」標箋可加上“圖表上顯示公式”>確定。
2) 趨勢線格式：選趨勢線>按右鍵>趨勢線格式>
(1) 「圖樣」標箋下，選取趨勢線樣式/色彩/粗細。
(2) 「類型」標箋下有「線性、對數、多項式、乘冪、指數、移動平均」選項。
(3) 「選項」標箋下，可鉤選「圖表上顯示公式、圖表上顯示R-quest值」，或在自訂方框自行輸入公式>按確定鈕，公式會在繪圖區中>選取公式，滑鼠呈+字雙箭頭時，移動公式至空白處。
3) 清除趨勢線：
(1) 首先敲該趨勢線使其成為目前物件>編輯>清除>趨勢線。
(2) 按右鈕，選「清除」即可。

套用自訂圖表
1) 用 “統計表” 的圖表，自訂圖表樣式：按一下圖表>圖表>圖表類型>「自訂類型」標箋，按「新增鈕」>輸名稱SAMPLE>按確定鈕>按確定鈕。。
2) 在 “統計表(4)” 頁，做套用自訂圖表：
(1) 將 “A10：G10”反白，加到圖表中。
(2) 套用自訂圖表樣式：圖表>圖表類型>「自訂類型」標箋，點選"使用者自訂">選SAMPLE>確定。
(3) 副座標軸(圖形沒有區分，效果較佳)：選定總計折線數列>按右鍵>資料數列格式>「座標軸」標箋下，點選「副座標軸」方框>確定。